ภาษาไทย
English
ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีของผู้ผลิตสินค้าและให้บริการแก่เอไอเอ (ซัพพลายเออร์)
ธุรกิจของเราต้องทำงานร่วมกับพันธมิตรทางธุรกิจและผู้ผลิตสินค้าและให้บริการ (“ซัพพลายเออร์”) จำนวนมาก เราจึงต้องส่งเสริมให้ซัพพลายเออร์เหล่านั้นมีการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมที่ดี มีความเป็นอยู่ที่ดีทางสังคม และปฏิบัติตามหลักธรรมาภิบาล (“ESG”) ด้วย
ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีของซัพพลายเออร์ของเอไอเอนี้ ("ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดี") เป็นแนวทางที่อำนวยความสะดวกให้ซัพพลายเออร์ของเราสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และการปฏิบัติตามหลักธรรมาภิบาลได้ง่ายและครอบคลุมมากขึ้น ทั้งนี้เพื่อบริษัทของเขาเอง เพื่อเอไอเอ และเพื่อชุมชนที่เราดำเนินธุรกิจอยู่ ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีนี้พัฒนาขึ้นเพื่อเพิ่มเติมให้ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีของกลุ่มบริษัทเอไอเอ มีความสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น
เนื้อหาของข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีนี้พัฒนาขึ้นโดยคำนึงถึงกฎบัตรและอนุสัญญาระหว่างประเทศหลายฉบับ อาทิ ปฏิญญาแห่งสหประชาชาติว่าด้วยสิทธิมนุษยชน และอนุสัญญาหลักขององค์การแรงงานระหว่างประเทศ (ILO – International Labor Organization) กลุ่มบริษัทเอไอเอ สนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ปรับปรุงมาตรฐาน ESG รวมทั้งเคารพประเพณี วัฒนธรรม และบรรทัดฐานของท้องถิ่นด้วย
นอกจากนี้ เรายังสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์มีนโยบาย แนวทางในการปฏิบัติ และระบบเป็นของตนเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งเสริมและเผยแพร่ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีของตนเองในระบบการดำเนินงานของบริษัท
การส่งเสริมมาตรฐานจริยธรรม
เราสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามมาตรฐานสูงสุดของความเป็นมืออาชีพ โดยเราให้ความสำคัญในการปฏิบัติตามกฎหมายของทุกท้องถิ่นและทุกประเทศและหลีกเลี่ยงการทุจริตและการติดสินบนทุกรูปแบบในขณะที่ปฏิบัติงานในนามของเรา เราคาดหวังให้ซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามมาตรฐานและเงื่อนไขตามรายละเอียดด้านล่างนี้
1. กฏหมายการปราบปรามการทุจริตคอร์รัปชัน
เอไอเอมุ่งมั่นในการดำเนินธุรกิจโดยปราศจากการติดสินบนหรือดำเนินกิจกรรมที่ไร้จริยธรรม ในขณะที่ปฏิบัติงานในนามของเรา เราคาดหวังให้ซัพพลายเออร์ของเรา:
• ไม่เสนอ จ่าย สัญญา หรืออนุญาตให้ติดสินบน จ่ายใต้โต๊ะ หรือจ่ายเงินหรือผลประโยชน์อื่นใดแก่เจ้าหน้าที่ของรัฐหรือบุคคลหนึ่งบุคคลใดเพื่อให้ได้มาซึ่งธุรกิจหรือได้รับสิทธิพิเศษที่ไม่เหมาะสม หรือละเมิดกฎหมายต่อต้านการทุจริตที่บังคับใช้
• เก็บรักษาสมุดบัญชีและบันทึกที่ละเอียดและถูกต้องเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในนามของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ
• ไม่จ่ายเงินใดๆ ให้แก่เจ้าหน้าที่ของรัฐเว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากเราเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องเปิดเผยให้เราทราบเป็นลายลักษณ์อักษรโดยทันทีเมื่อดำเนินการจ่ายเงินดังกล่าว
2. การต่อต้านการฟอกเงินและต่อต้านการสนับสนุนทางการเงินแก่ผู้ก่อการร้าย
เรามุ่งมั่นที่จะปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน (“AML”) และต่อต้านการสนับสนุนทางการเงินแก่ผู้ก่อการร้าย (“CTF”) อย่างเคร่งครัด ในขณะที่ปฏิบัติงานในนามของเรา เราคาดหวังให้ซัพพลายเออร์ของเรา:
• ไม่จงใจเข้าไปมีส่วนร่วมหรือพยายามเข้าไปมีส่วนร่วมในธุรกรรมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินที่ได้จากกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย
• ปฏิบัติหน้าที่ตามความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน / ต่อต้านการสนับสนุนทางการเงินแก่ผู้ก่อการร้ายด้วยความสุจริตใจและรายงานให้เราทราบโดยทันทีหากมีเหตุสงสัยว่าจะเกี่ยวข้องกับการฟอกเงินหรือสนับสนุนเงินแก่ผู้ก่อการร้าย
• ไม่ติดต่อกับบุคคลและหน่วยงาน (เช่น ผู้ต้องสงสัยว่าเป็นผู้ก่อการร้ายหรือผู้ค้ายาเสพติด) ที่ถูกมาตรการลงโทษทางเศรษฐกิจระหว่างประเทศ
3. การซื้อขายและให้บริการอย่างเป็นธรรมและการแข่งขันที่เป็นธรรม
เราไม่อนุญาตให้มีการเอาเปรียบผู้หนึ่งผู้ใดอย่างไม่เหมาะสมด้วยวิธีการฉ้อโกง ปกปิดข้อมูล การใช้ข้อมูลที่ได้รับสิทธิปกปิดในทางที่ผิด การบิดเบือนข้อเท็จจริงโดยเจตนา หรือการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมใดๆ ซัพพลายเออร์ต้องปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการแข่งขัน การปฏิบัติการแข่งขันอย่างไม่เป็นธรรม เช่น สมรู้ร่วมคิดกันกำหนดราคาขายหรือราคาในการประมูลเป็นสิ่งที่เราไม่ยอมรับให้ดำเนินการได้ ซัพพลายเออร์ต้องแสวงหาข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งจากแหล่งข้อมูลที่ถูกกฎหมายและเหมาะสมเท่านั้น โดยข้อมูลที่อาจแบ่งปันให้เราต้องเป็นข้อมูลที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการเท่านั้น
4. ข้อมูลส่วนบุคคลและความปลอดภัยของข้อมูล
ซัพพลายเออร์ต้องปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและข้อกำหนดตามสัญญา และรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยจากการเข้าถึงหรือการใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาตตามความเหมาะสม รวมถึง
• ปฏิบัติตามมาตรฐานที่เอไอเอกำหนดสำหรับพันธมิตรทางธุรกิจ ซึ่งอาจรวมถึงการควบคุมความปลอดภัย และการประเมินตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
• ไม่เข้าถึงหรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลยกเว้นได้รับอนุญาตเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
• แจ้งให้เราทราบโดยทันทีถึงการเข้าถึงหรือการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลหลังสิ้นสุดข้อตกลงความร่วมมือต่างๆ เว้นแต่ที่กฎหมายกำหนด
• ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในการเก็บรักษาและทำลายข้อมูลของเอไอเอ
5. ปฏิบัติต่อลูกค้าอย่างเป็นธรรม
ลูกค้าจะต้องได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรมตลอดเวลา โดยซัพพลายเออร์ต้องไม่บิดเบือนข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการของเอไอเอ หรือทดแทนด้วยสินค้าหรือบริการอื่น หรือใช้สินค้าหรือบริการของผู้อื่นเพื่อรองรับสัญญาของเอไอเอโดยไม่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าอย่างเหมาะสม
6. การดำเนินงานอย่างมีจริยธรรม
เพื่อหลีกเลี่ยงการดำเนินงานที่ก่อให้เกิดความขัดแย้งของผลประโยชน์ (ผลประโยชน์ทับซ้อน) และ/หรือความไม่เหมาะสมอื่นใด ซัพพลายเออร์ของเราต้อง:
• แจ้งให้เราทราบถึงสถานการณ์ใดๆ ที่ก่อให้เกิดหรือดูเหมือนจะก่อให้เกิดความขัดแย้งของผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานของพวกเขาหรือของเรา เช่น ผลประโยชน์ส่วนตัวหรือผลประโยชน์ทางการเงินในธุรกิจของกันและกัน
• ไม่เสนอ สัญญา อนุญาต ให้ เรียกร้อง หรือรับของขวัญ ค่าธรรมเนียม รางวัล หรือสิทธิพิเศษอื่นใดจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งเพื่อเป็นการจูงใจ ได้รับ รักษา หรือชี้นำธุรกิจให้ทำสิ่งที่ไม่สุจริต ผิดกฎหมาย หรือละเมิดความไว้วางใจ หรือรักษาสิทธิพิเศษที่ไม่เหมาะสมอื่นๆ
• ไม่ใช้ประโยชน์จากความสัมพันธ์กับเรา หรือใช้แบรนด์ของเราไปเชื่อมโยงกับการฉ้อโกง ผิดจรรยาบรรณ หรือไม่ซื่อสัตย์
• ไม่สนับสนุนทางการเมืองหรือบริจาคเงินเพื่อการกุศลใดๆ ในนามของเราแก่ผู้สมัครเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือองค์กรสาธารณะ หรือผู้สมัครรับเลือกตั้ง และต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ที่ได้รับเลือกไม่ได้แสดงว่าได้รับการรับรองจากเรา
• ไม่สร้างแรงจูงใจให้พนักงานของเราหรือบุคคลอื่นที่ทำธุรกิจกับเราละเมิดมาตรฐานของข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีนี้
• ไม่นำส่งข้อเสนอและใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องแก่เรา
การปกป้องสิทธิของพนักงานทุกคน
เพื่อปกป้องสิทธิและศักดิ์ศรีของพนักงาน เราสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามมาตรฐานและเงื่อนไขตามรายละเอียดด้านล่างนี้:
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมในที่ทำงานมีความเป็นธรรมและเท่าเทียม ปราศจากการคุกคามหรือการเลือกปฏิบัติไม่ว่าจะในรูปแบบใดๆ ก็ตาม ทั้งในด้านอายุ เชื้อชาติหรือชาติพันธุ์ ความบกพร่องทางร่างกาย เพศ สัญชาติ สถานภาพการสมรส รสนิยมทางเพศ ความเชื่อหรือความคิดเห็นทางการเมือง หรือการเข้าร่วมในสหภาพแรงงาน เป็นต้น
• จัดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ให้ความสำคัญต่อสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงาน ลดสิ่งที่เป็นอันตรายต่อสุขภาพให้เหลือน้อยที่สุด พร้อมส่งเสริมสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน
• ห้ามใช้แรงงานบังคับและแรงงานเด็ก1 และให้ปฏิบัติตามกฎหมายกำหนดอายุขั้นต่ำที่บังคับใช้ทั้งหมด
• ปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้างขั้นต่ำ ในกรณีที่ไม่มี ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินเดือนนั้นสอดคล้องกับประสบการณ์และมาตรฐานอุตสาหกรรม
• ปฏิบัติตามข้อบังคับหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับจำนวนชั่วโมงการทำงานสูงสุด
• มีการปฏิบัติทางวินัยและขั้นตอนการร้องทุกข์ที่ชัดเจน ซึ่งรวมถึงข้อกำหนดห้ามการลงโทษทางร่างกาย รวมถึงการทำร้ายทางจิตใจ ร่างกาย หรือวาจา
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีเสรีภาพในการรวมกลุ่มและมีสิทธิในการร่วมเจรจาต่อรอง สำหรับประเทศที่ไม่มีกฎหมายการร่วมเจรจาต่อรอง ควรจัดให้มีช่องทางที่เหมาะสมสำหรับการพูดคุยหารือและขอความช่วยเหลือในประเด็นปัญหาที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน
• แสดงออกอย่างชัดเจนว่าสนับสนุนพนักงานทั้งในการปฏิบัติตามหน้าที่ ความคาดหวังและรับผิดชอบในผลที่ตามมา และให้การฝึกอบรม ชี้แนะแนวทาง และกำกับดูแล
¹คำว่า ‘เด็ก’ หมายถึงบุคคลใดๆ ที่มีอายุต่ำกว่า 14 ปี เว้นแต่อายุขั้นต่ำของการทำงานหรือการศึกษาภาคบังคับของกฎหมายท้องถิ่นจะสูงกว่า ซึ่งในกรณีนี้ให้ใช้อายุที่สูงขึ้นตามที่กำหนด
การปฏิบัติงานอย่างรับผิดชอบ
เอไอเอขอเชิญชวนให้พันธมิตรทางธุรกิจและซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามมาตรฐาน แนวทางปฏิบัติ และหลักการตามที่ระบุไว้ด้านล่างและใน Environmental Policy
• ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมของท้องถิ่นและของประเทศ
• ลดการใช้พลังงานและปริมาณก๊าซเรือนกระจกจากการดำเนินงานผ่านการปฏิบัติตามนโยบายด้านสิ่งแวดล้อมและระบบการบริหารจัดการสิ่งแวดล้อม
• พัฒนาระบบ มาตรการ และขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่องในกรณีที่เกิดการหยุดชะงักในระยะสั้นอันเนื่องจากเหตุการณ์ด้านสิ่งแวดล้อม สังคม หรือความปลอดภัย
• พิจารณาผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ทรัพย์สิน และการลงทุนอันเป็นผลมาจากผลกระทบระยะยาวของการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ
• ส่งเสริมการการใช้เทคโนโลยีที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมที่สามารถลดการใช้ทรัพยากร ลดความจำเป็นในการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจ และลดการพึ่งพาทรัพยากร เช่น กระดาษ
• รายงานผลกระทบและผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม ในขณะเดียวกันให้เข้าไปมีส่วนร่วมและปรึกษากับผู้มีส่วนได้เสียเพื่อปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมอย่างต่อเนื่อง
• ขยายการใช้ผลิตภัณฑ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ผลิตภัณฑ์รีไซเคิล และผลิตภัณฑ์ธรรมชาติที่เกิดจากการจัดการป่าไม้อย่างยั่งยืนในการดำเนินงาน
• ลดปริมาณขยะโดยส่งเสริมการรีไซเคิลและการนำวัสดุกลับมาใช้ใหม่ ในขณะเดียวกัน ให้ใช้มาตรการป้องกันที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกฎหมายการจัดการหรือกำจัดวัสดุอันตรายที่ใช้ในการดำเนินงาน
การติดตามและตรวจสอบ
ซัพพลายเออร์ที่มีการติดต่อกับเอไอเอเป็นประจำควรมีนโยบายและแนวทางการบริหารจัดการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีนี้ และต้องใช้ความพยายามอย่างเหมาะสมในการติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าห่วงโซ่อุปทานของตนรับทราบถึงข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีนี้เช่นกัน
เอไอเออาจสอบถามเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติหรือนโยบายที่เกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อม สังคม และการปฏิบัติตามหลักธรรมาภิบาล (ESG) ในระหว่างขั้นตอนการลงทะเบียนซัพพลายเออร์ และ/หรือ กำหนดสิ่งที่เกี่ยวข้องกับ ESG ในข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา
เอไอเออาจดำเนินการตรวจสอบสถานะอย่างละเอียด ทั้งการตรวจสอบหรือสอบสวนสิ่งที่อาจทำให้เกิดการละเมิดกฎหมาย ข้อบังคับ หรือนโยบายบริษัทตามที่เห็นสมควร
การแจ้งข้อมูล
ซัพพลายเออร์และพันธมิตรทางธุรกิจของเอไอเออาจรายงานกรณีพบการไม่ปฏิบัติตามองค์ประกอบหลักของข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีได้ที่ช่องทางนี้:
ฝ่ายกำกับดูแลธุรกิจของกลุ่มบริษัทเอไอเอ โทร: +852 2832 1200
อีเมล: compliance@aia.com
สายด่วนการกำกับดูแลธุรกิจและจรรยาบรรณของเอไอเอ (AIA Ethics Hotline) โดยคุณสามารถศึกษารายละเอียดสายด่วนนี้ได้ที่ www.aiaethicsline.com
ซัพพลายเออร์สามารถศึกษาข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีนี้ได้ที่เว็บไซต์ของกลุ่มบริษัทเอไอเอและช่องทางอื่นๆ
ข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดีจะต้องได้รับการทบทวนเป็นประจำทุกปีหรือตามที่กำหนดเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้องสอดคล้องและมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติตามกฎหมายหรือนโยบายต่างๆ ที่เอไอเอได้ลงนามหรือยึดถือปฏิบัติ
ข้อควรระวัง
การเข้าถึงข้อกำหนดในการปฏิบัติงานที่ดี นโยบาย หรือการฝึกอบรมของเราจะต้องไม่ตีความและไม่แสดงเป็นนัยว่าพนักงานของซัพพลายเออร์เป็นพนักงานของกลุ่มบริษัทเอไอเอ ข้อกำหนดและเงื่อนไขที่สำคัญของการจ้างงานพนักงานของซัพพลายเออร์ยังคงเป็นความรับผิดชอบและอยู่ภายใต้การดูแลของซัพพลายเออร์แต่เพียงผู้เดียว
SUPPLIER CODE OF CONDUCT
Across our business we work with a wide range of business partners, and product and service providers (“suppliers”). We strongly encourage sound environmental performance, social well-being, and governance (“ESG”) practices among our suppliers.
AIA’s Supplier Code of Conduct (this "Code") is a guide to our suppliers to facilitate broader improvement in ESG performance for them, AIA, and the communities we serve. This Code has been developed to complement the AIA Group Code of Conduct.
The content of this Code has been developed keeping in mind a number of international charters and conventions, such as the United Nation’s Declaration on Human Rights and the ILO Core Conventions. AIA Group encourages improving our suppliers’ ESG standards, as well as respecting local traditions, cultures, and norms.
We also encourage our suppliers to establish their own policies, practices and systems to ensure the promotion and dissemination of their own codes of conduct, where available, within their operations.
PROMOTING ETHICAL STANDARDS
Suppliers are urged to act in accordance with the highest standards of professionalism. We emphasise the importance of being compliant with all local and national legislation and of avoiding all forms of corruption and bribery. Where applicable, while acting on our behalf, we expect our suppliers to abide by the standards and conditions detailed below.
1. Anti-corruption laws
AIA is committed to conduct business free from bribery or unethical activities. While acting on our behalf, we expect our suppliers to:
• not offer, pay, promise or authorise any bribes, kickbacks or other payments or benefits to government officials, or to anyone, to obtain business or gain an improper advantage or in violation of applicable anti-corruption laws.
• maintain detailed and accurate books and records in respect of expenses incurred on our behalf, in particular in dealings with government officials.
• not make any payments to a government official unless authorised by us in writing. Any such payment must be disclosed to us immediately in writing.
2. Anti-Money Laundering and Counter Terrorist Financing
We are committed to strictly comply with all applicable Anti-Money Laundering (“AML”) and Counter Terrorist Financing (“CTF”) laws and regulations. While acting on our behalf, we expect our suppliers to:
• not knowingly engage or attempt to engage in any transaction involving proceeds derived from unlawful activity.
• perform applicable AML / CTF related responsibilities in utmost good faith and immediately report to us any matter suspected to be related to money laundering or terrorist financing.
• not have dealings with designated individuals and entities (such as suspected terrorists or narcotics traffickers) who are subject to international economic sanctions.
3. Fair Dealing and Fair Competition
We do not tolerate improperly taking advantage of anyone through manipulation, concealment, abuse of privileged information, intentional misrepresentation of facts or any other unfair practice. Suppliers are expected to comply with applicable anti-competition laws. Unfair competition practices such as price fixing or bid rigging are not acceptable. Suppliers are advised not to obtain information about our competitors other than from lawful and appropriate sources and may share such information with us only if authorised to do so.
4. Data Privacy and Security
Suppliers are expected to protect the privacy of our data, comply with applicable data protection laws and contractual requirements and secure our data against unauthorised access or use, where applicable, including:
• abiding with internal standards as determined by AIA for business partners, which may include security controls, and assessments against industry standards.
• not accessing or disclosing personal information except as authorised for our business purposes.
• notifying us promptly of any unauthorised access or disclosures.
• not disclosing personal information after the termination of the engagement unless required by law.
• following AIA’s instructions on data retention and destruction practices.
5. Treating Customers Fairly
It is fundamental that customers are treated fairly at all times. Suppliers are expected not to misrepresent AIA's products and services, nor substitute a different product or service, or use others to support AIA contracts, without appropriate prior approval.
6. Ethical Conduct
To avoid conduct that creates a conflict of interest and/or other impropriety, our suppliers are encouraged to:
• disclose any situation that creates, or appears to create, a conflict of interest involving their employees, or our employees, such as personal or financial interests in each other’s businesses.
• not offer, promise, authorise, give, demand or accept any gift, fee, reward or other advantage to or from any person as an inducement; do something which is dishonest, illegal or a breach of trust; obtain, retain or direct business; or secure any other improper advantage.
• not exploit their relationship with us or use our brand name in connection with any fraudulent, unethical or dishonest act.
• not make any political or charitable contributions in our name to any candidate for public office or elected officials, and ensure that any recipient of their political contributions does not represent an endorsement from us.
• not create incentives for our employees or others who do business with us to violate this Code’s standards.
• not submit inaccurate proposals or invoices to us.
PROTECTING THE RIGHTS OF ALL EMPLOYEES
To safeguard the rights and dignity of employees, we encourage our suppliers to abide by the standards and conditions detailed below:
• Ensure a fair and equitable workplace environment that is free from any form of harassment or discrimination based on, but not limited to, age, race or ethnic origin, disability, gender, nationality, marital status, sexual orientation, political convictions or union affiliation.
• Provide a work environment that gives due consideration to employee wellness and safety, minimising health hazards or harm, while promoting health and well-being.
• Prohibit the use of forced and child labour1 and remain in compliance with all applicable minimum age legislation.
• Abide by legislation governing minimum wage payments, and where none is available, ensure that salaries are commensurate with experience and industry standards.
• Comply with applicable regulation or legislation regarding maximum working hours.
• Have clear, uniformly applied disciplinary practices and grievance procedures that include provisions prohibiting corporal punishment, including mental, physical or verbal abuse.
• Ensure that employees are provided with freedom of association and the right to collective bargaining. Where no such legislation on collective bargaining exists locally, appropriate channels should be made available for discussion and recourse on labour related issues.
• Support employees with clear expression of responsibilities, expectations and accountability, and training, guidance and supervision.
1The term ‘child’ refers to any person less than 14 years of age, unless the minimum age for work or mandatory schooling is higher by local law, in which case the stipulated higher age applies.
OPERATING RESPONSIBLY
AIA invites its business partners and suppliers to emulate the standards, practices and principles outlined below and in our Environmental Policy.
• Comply with all relevant local and national environmental legislation and regulations.
• Minimise the consumption of energy and carbon footprint from operations through the implementation of environmental policies and environmental management systems.
• Develop systems, protocols, and procedures to allow for business continuity in the event of any short-term disruptions due to environmental, social, or security related incidents.
• Consider the impact to business operations, assets, and investments as a result of the long-term effects of climate change.
• Encourage the use of environmentally friendly technology that can reduce resource consumption, minimise the need for business travel, and reduce reliance on resources such as paper.
• Report on environmental impact and performance while continuing to engage and consult with stakeholders to improve environmental performance.
• Expand the use of environmentally friendly, recycled and or sustainably forested products in operations.
• Minimise waste footprint by promoting the recycling and reuse of materials, while taking the necessary precautions to ensure compliance with legislation on the handling or disposal of any hazardous materials used in our operations.
MONITORING & REVIEW
Suppliers who have regular and recurring dealings with AIA should have policies and management processes in place to ensure compliance with this Code. They must make reasonable efforts to monitor and ensure that their own supply chain is aware of this Code.
AIA may choose to enquire about any ESG related practices or policies during the supplier registration process, and or embed specific ESG related provisions within contract terms and conditions.
AIA may also conduct its own due diligence, including audits or investigations in relation to possible breaches of law, regulation or company policy as it deems appropriate.
SPEAK UP
AIA suppliers and business partners may report instances of non-compliance with the core elements of this Code or AIA’s Code of Conduct by contacting any of the following:
AIA Group Compliance Tel: +852 2832 1200
E-mail: compliance@aia.com
AIA Ethics Hotline Details can be found at: www.aiaethicsline.com
This Code is made available to our suppliers via the AIA Group website and other channels.
This Code shall be reviewed annually or as required to ensure its relevance and effectiveness, including with any charters or policies that AIA may choose to sign or adhere to.
NOTICE
Access to this Code, our policies or training shall not be construed as, and in no way implies that, supplier employees are employees of AIA Group; the essential terms and conditions of supplier employee employment continues to be the sole responsibility of and governed by the supplier.